PROBLEM SOLVING: COME EVITARE LA FRETTA NELLA SOLUZIONE DEI PROBLEMI
4 Gen, 2021
di Michele Mereu

Prima di risolvere un problema abbiamo bisogno di capire esattamente cosa vogliamo risolvere. Purtroppo spesso, per via della fretta e dei tempi sempre più accelerati tendiamo a voler trovare subito la soluzione, affrettando il problem solving senza avere ben chiara la conoscenza del problema. 

Daniel Markovitz, presidente di Markovitz Consulting, agenzia che aiuta le aziende a crescere attraverso il miglioramento della strategia e della sua esecuzione, descrive il suo processo basato su quattro step per definire al meglio il problema da risolvere.

Albert Einstein diceva che se avesse avuto un’ora per risolvere un problema avrebbe speso 55 minuti pensando al problema e 5 alla soluzione. Naturalmente non era un imprenditore che oltre a quel singolo problema doveva lottare con tantissimi altri problemi, a cui si è aggiunta la pandemia in quest’ultimo anno. Motivo per cui spesso tendiamo a trovare soluzioni che sono come dei cerotti, non risolvono definitivamente il problema ma ci mettono una pezza; teniamo però ben a mente che queste soluzioni temporanee a volte rischiano di creare ancora più danni. 

 

ESCI E GUARDA CON I TUOI OCCHI

 

Il primo step suggerito da Markovitz è il primo passo importante da fare. Specifica che senza conoscere bene i fatti la soluzione sarà scadente e solitamente è difficile riuscire a conoscere bene i fatti senza lasciare il proprio ufficio o scrivania. Diventa importante raccogliere bene i fatti attraverso un’attenta osservazione diretta.

Continua dicendo che spesso la soluzione ai problemi nasce solo esclusivamente dall’analisi dei dati ma da soli, quindi senza i fatti osservati direttamente diventano inutili per una corretta soluzione dei problemi.

Approfondisce la sua strategia con un esempio in cui spiega che i dati ti dicono quanto spesso una macchina si rompe in una catena di montaggio. I fatti, ovvero le osservazioni dirette, mostrano che la macchina è sporca, coperta d’olio e che non viene pulita o sottoposta a manutenzione da molto tempo. 

Con l’unione delle due informazioni abbiamo quindi una dimensione completa, i dati ci danno il bianco e il nero, i fatti invece aggiungono il colore. Per arrivare ad una soluzione utile abbiamo bisogno di entrambi.

INQUADRA CORRETTAMENTE IL PROBLEMA

 

Quando affermi quale sia il problema diventa poi difficile cambiare idea, spesso si tende a confondere i sintomi con il problema invece più profondo.

Dobbiamo per questo fare attenzione a come inquadriamo il problema, anche perché quando definiamo il problema in modo strutturato ci apriamo a discussioni e opzioni. Se invece non lo definiamo in modo strutturato ci chiudiamo alle alternative e finiamo in un vicolo cieco in cui la soluzione sarà superficiale. 

La soluzione a questo sta nel modo in cui formuliamo il problema, dobbiamo notare quando lo formuliamo se la soluzione ha più opzioni o se ne ha solo una. Se vedete che il vostro problema ha una sola soluzione, ripensateci. Aiutatevi con fatti che potete osservare direttamente e sostituite le opinioni, i giudizi o le interpretazioni.

 

PENSA AL CONTRARIO

 

Quando affronti un problema evita di saltare in avanti verso una soluzione, anzi torna indietro per mappare le modalità in cui sei arrivato fino a qui. 

Markovitz suggerisce l’utilizzo del diagramma di Ishikawa, che fornisce un modello per identificare i potenziali fattori che causano il problema. Il diagramma a lisca di pesce ha sei categorie di fattori di default, non è una regola, potresti avere quattro o sette categorie e le tue categorie potrebbero essere diverse. 

Ad esempio: se la tua azienda sta lottando con un morale basso e un basso coinvolgimento dei dipendenti durante la pandemia, potresti raggruppare i fattori che contribuiscono al problema nelle seguenti categorie: ambiente di lavoro, tecnologia, psicologia, comunicazione e regole dell’ufficio. 

Individuati i fattori che causano il problema del basso coinvolgimento e del basso morale andrai a esaminare ogni singolo fattore. Cosa porta l’ambiente di lavoro a dar loro un basso coinvolgimento? Mettiamo il caso che lavorino da casa, quindi potrebbero aver problemi con l’utilizzo della stampante, mancanza di altri oggetti utili che ci sono in ufficio o una difficoltà a concentrarsi. Domandati se le tecnologie che metti loro a disposizione sono ottimali, potrebbero avere problemi con la connessione o la formazione all’utilizzo di nuove tecnologie non è stata fatta correttamente. 

Ogni singolo fattore deve essere quindi affrontato direttamente e approfondito. 

 

CHIEDITI IL PERCHÉ

 

Chiedersi il perché prima di definire una risposta al problema diventa una strategia decisamente potente per evitare di affrettare una soluzione debole. Non importa quante volte ci chiediamo il perché, l’importante è riuscire attraverso i perché ad approfondire il problema fino alla sua radice.

Arrivare quindi nel profondo del problema ci assicura la possibilità di riuscire a definire con chiarezza il problema con eventuale possibilità di definizione della sua soluzione.

Questi quattro step non hanno lo scopo di risolvere qualsiasi problema ma di aiutarci a definire il problema per poi risolverlo. 

 

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