Startup in mobilità: 5 ERRORI DA EVITARE quando LAVORI IN TEAM!

Startup in mobilità: 5 ERRORI DA EVITARE quando LAVORI IN TEAM!

di Alberto Giannone

Se vuoi fondare una startup o l’hai creata da poco, se hai un progetto da gestire con dei soci/collaboratori e sai già che la maggior parte del tempo tu e il tuo team lavorerete da remoto oggi ti vogliamo dire i 5 errori che noi di AppY Lab abbiamo provato sulla nostra pelle e che magari mostrandoteli potrai evitare. 

 

1) SOTTOVALUTARE L’ORGANIZZAZIONE DEI FILE

Specialmente all’inizio dell’attività, si cominciano a creare documenti, file excel, presentazioni e molto altro ma per mancanza di tempo o di organizzazione si salvano tutti in un unico contenitore, in un’unica cartella.

E finché i file sono pochi tutto può sembrare ok, ma il problema comincia quando, con il passare del tempo questa cartella si riempie sempre di più, accumulando moltissimi file e spesso con nomi che non spiegano il contenuto, a quel punto trovare il documento che ti serve sarà un’impresa!
Sarai costretto a creare un’alberatura delle cartelle e perdere tantissimo tempo a riorganizzare tutti i file (e magari anche perdendone qualcuno nel frattempo)!

Quindi il primo consiglio è: organizzati al meglio e struttura un’alberatura delle cartelle e file in maniera chiara e soprattutto condivisa con tutto il team.

Puoi fare uno schema dell’alberatura su un file word e mostrarla a tutti, vedrai che in questo modo riuscirai a risparmiare tantissimo tempo in futuro.

 

2) NON SFRUTTARE IL CLOUD PER I DOCUMENTI

Il secondo errore, che è collegato al primo, è pensare che i file si possano scambiare tranquillamente tramite email.

Quante volte ti è capitato di rinominare per “n” volte lo stesso file e finire di inviarvi email con allegati dal nome improbabile come “seconda-revisione-Albe-Cristiano2” o “documento-ok-sistemato-ok”?!?

Per evitare tutto questo ti consigliamo di sfruttare una piattaforma cloud per la gestione dei documenti, che può essere dropbox o google drive. Noi usiamo Google Drive,  perché ha molte più funzionalità,  puoi farci praticamente di tutto. Inoltre è molto intuitivo, è possibile commentare o modificare in contemporanea in due o più persone a distanza in real time. E’ gratuito, perchè non provare?

 

3) DIMENTICARSI DI FISSARE DEGLI OBIETTIVI

Il terzo errore è non settare degli obiettivi e delle tempistiche sulle cose da fare.

Non farlo, soprattutto quando si lavora in un team da remoto, può creare grossi disagi e incomprensioni.

Per fissare gli obiettivi e tempistiche puoi utilizzare un gantt, una piattaforma online come Trello o Asana o più semplicemente un file excel (sempre su Google Drive) strutturato con le seguenti colonne:

  • lista delle attività da fare
  • le priorità
  • le data di scadenza
  • nome responsabile

Avere ben in mente quello che bisogna fare e quando bisogna farlo aiuterà renderà tutto il team più efficiente e produttivo!

In fondo all’articolo trovi un bonus per te!

 

4) NON SCEGLIERE UN PROJECT MANAGER

Non definire chi è il project manager è un altro errore che renderà più caotico lavorare in team.

L’importante è capire che chi è il Project Manager non è per forza il capo ma semplicemente è colui che si prende la responsabilità e l’onere di controllare che le cose vadano fatte, e che gli obiettivi citati sopra vengano completati.
Chi dovrebbe fare il project manager all’interno del team? Chi è più metodico, razionale e ordinato.

 

5) SCARICARE MILLE TOOL

L’ultimo errore, in cui è facile cascare, è  credere di essere molto più efficienti se si cominciano a scaricare decine e decine di app e tool per la gestione dei progetti e per lavorare in team.

Se siete in pochi e se siete all’inizio bastano semplicemente tre tool:

  • uno per comunicare
  • uno per la gestione degli obiettivi
  • una per la gestione dei file

Per la gestione dei file, come detto,  il nostro consiglio è Google Drive, per la gestione degli obiettivi ne abbiamo parlato al punto 3, basta anche un semplice file excel.

Ultimo ma non meno importante la gestione della comunicazione:  se siete agli inizi basta anche semplicemente un gruppo whatsapp (banale ma efficace!) e se invece cominciate a essere un po più strutturati allora posso consigliare slack!

 

Noi di AppY Lab speriamo vivamente che seguendo questa rapida guida tu possa evitare gli errori che noi abbiamo fatto, e partire subito con efficienza nella gestione del tuo business!

 

TEMPLATE GRATUITO!

Da ultimo come sempre un bonus per te: puoi scaricare il file xls che abbiamo usato all’inizio per l’assegnazione dei task e degli obiettivi in modo che tutto il team vede le attività assegnate e il loro avanzamento.

Scarica il file

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