Startup in mobilità: 5 ERRORI DA EVITARE quando LAVORI IN TEAM!
di Alberto Giannone
Se vuoi fondare una startup o l’hai creata da poco, se hai un progetto da gestire con dei soci/collaboratori e sai già che la maggior parte del tempo tu e il tuo team lavorerete da remoto oggi ti vogliamo dire i 5 errori che noi di AppY Lab abbiamo provato sulla nostra pelle e che magari mostrandoteli potrai evitare.
1) SOTTOVALUTARE L’ORGANIZZAZIONE DEI FILE
Specialmente all’inizio dell’attività, si cominciano a creare documenti, file excel, presentazioni e molto altro ma per mancanza di tempo o di organizzazione si salvano tutti in un unico contenitore, in un’unica cartella.
E finché i file sono pochi tutto può sembrare ok, ma il problema comincia quando, con il passare del tempo questa cartella si riempie sempre di più, accumulando moltissimi file e spesso con nomi che non spiegano il contenuto, a quel punto trovare il documento che ti serve sarà un’impresa!
Sarai costretto a creare un’alberatura delle cartelle e perdere tantissimo tempo a riorganizzare tutti i file (e magari anche perdendone qualcuno nel frattempo)!
Quindi il primo consiglio è: organizzati al meglio e struttura un’alberatura delle cartelle e file in maniera chiara e soprattutto condivisa con tutto il team.
Puoi fare uno schema dell’alberatura su un file word e mostrarla a tutti, vedrai che in questo modo riuscirai a risparmiare tantissimo tempo in futuro.
2) NON SFRUTTARE IL CLOUD PER I DOCUMENTI
Il secondo errore, che è collegato al primo, è pensare che i file si possano scambiare tranquillamente tramite email.
Quante volte ti è capitato di rinominare per “n” volte lo stesso file e finire di inviarvi email con allegati dal nome improbabile come “seconda-revisione-Albe-Cristiano2” o “documento-ok-sistemato-ok”?!?
Per evitare tutto questo ti consigliamo di sfruttare una piattaforma cloud per la gestione dei documenti, che può essere dropbox o google drive. Noi usiamo Google Drive, perché ha molte più funzionalità, puoi farci praticamente di tutto. Inoltre è molto intuitivo, è possibile commentare o modificare in contemporanea in due o più persone a distanza in real time. E’ gratuito, perchè non provare?
3) DIMENTICARSI DI FISSARE DEGLI OBIETTIVI
Il terzo errore è non settare degli obiettivi e delle tempistiche sulle cose da fare.
Non farlo, soprattutto quando si lavora in un team da remoto, può creare grossi disagi e incomprensioni.
Per fissare gli obiettivi e tempistiche puoi utilizzare un gantt, una piattaforma online come Trello o Asana o più semplicemente un file excel (sempre su Google Drive) strutturato con le seguenti colonne:
- lista delle attività da fare
- le priorità
- le data di scadenza
- nome responsabile
Avere ben in mente quello che bisogna fare e quando bisogna farlo aiuterà renderà tutto il team più efficiente e produttivo!
In fondo all’articolo trovi un bonus per te!
4) NON SCEGLIERE UN PROJECT MANAGER
Non definire chi è il project manager è un altro errore che renderà più caotico lavorare in team.
L’importante è capire che chi è il Project Manager non è per forza il capo ma semplicemente è colui che si prende la responsabilità e l’onere di controllare che le cose vadano fatte, e che gli obiettivi citati sopra vengano completati.
Chi dovrebbe fare il project manager all’interno del team? Chi è più metodico, razionale e ordinato.
5) SCARICARE MILLE TOOL
L’ultimo errore, in cui è facile cascare, è credere di essere molto più efficienti se si cominciano a scaricare decine e decine di app e tool per la gestione dei progetti e per lavorare in team.
Se siete in pochi e se siete all’inizio bastano semplicemente tre tool:
- uno per comunicare
- uno per la gestione degli obiettivi
- una per la gestione dei file
Per la gestione dei file, come detto, il nostro consiglio è Google Drive, per la gestione degli obiettivi ne abbiamo parlato al punto 3, basta anche un semplice file excel.
Ultimo ma non meno importante la gestione della comunicazione: se siete agli inizi basta anche semplicemente un gruppo whatsapp (banale ma efficace!) e se invece cominciate a essere un po più strutturati allora posso consigliare slack!
Noi di AppY Lab speriamo vivamente che seguendo questa rapida guida tu possa evitare gli errori che noi abbiamo fatto, e partire subito con efficienza nella gestione del tuo business!
TEMPLATE GRATUITO!
Da ultimo come sempre un bonus per te: puoi scaricare il file xls che abbiamo usato all’inizio per l’assegnazione dei task e degli obiettivi in modo che tutto il team vede le attività assegnate e il loro avanzamento.
Se vuoi approfondire il tema o semplicemente porci alcune domande, contattaci senza impegno compilando il form qui sotto :
